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1 : Préparation des informations et présentation
1- Je réunis toutes les informations nécessaires
Concernant l’activité: comment elle va fonctionner, avec qui, nombre de personnes, date et lieu, budget détaillé, la subvention et plafond du CSE ou interCE, les intervenants, qui sera le ou les responsable (s)…. Etc
2- Je la présente en réunion COS ou bureau InterCE
3- Je fais voter l’activité avec :
-Le montant de la subvention
La subvention ne peut pas excéder 70%
Pour les voyages et sorties de plus de 1 nuit c’est le barème des voyages qui s’applique.
-La ligne budgétaire + code analytique. A créer par Laurence Rey si nouvelle activité avec nouveau code.
-Le nombre de personne, si places limitées, processus de sélection si plus d’inscrits que de place.
-La date limite d’inscription
4- Je transmets les informations à la permanente référente du COS ou InterCE
2 : Convention
Prévoir un délai pour les étapes suivantes (5 à 8) avant que les OD puissent s’inscrire.
En 1h ce n’est pas possible !
5- J’établis une convention si nécessaire
-Je demande un justificatif du statut quand c’est un intervenant.
-Durée de l’intervention.
-Je fais signer la convention par le secrétaire du CSE ou Président InterCE. Trame disponible auprès de laurence Rey
-Je l’adresse à Laurence REY une fois signée.
-Je demande les attestations d’assurance que je fais suivre à Laurence REY si convention. Autrement à la permanente référente du COS ou InterCE.
-Je demande la RGPD de l’organisme si nécessaire (ex : bon cadeau, CESU, Chèques vacances, agence de voyage…etc)
3 : Paramétrage – Page web - Article journal
6- Je demande le paramétrage
Référent Emmanuel Dumy, copie Fatima Gallo, Emilie Evrard
Fichier de paramétrage à remplir (envoyé au RA par les présidents de COS et de l’InterCE en début d’exercice)
Accusé de réception du fichier par un des paramétreurs ( Emmanuel, Fatima ou Emilie)
Mail envoyé au RA lorsque le paramétrage est terminé, avec en copie Fatima Gallo pour préparation de la page web.
7- Je donne les infos pour la page web
Référente Fatima Gallo, copie Ingrid Bovetti, Emilie Evrard
Donner les informations pour la page web
Validation de la page avec le RA et ouverture de la page.
8- Je prépare un article pour le journal: le Comète (CSE) et Flash InterCE (ICE)
Un comète tous les 15 jours, le mardi, en alternance avec le Flash. Référente Emilie Evrard
J’envoie la demande à la boite secrétaire CE pour CSE : emilie.evrard@hpe.com
J’envoie la demande à la boite L’InterCE : interce_communication@hpe.com
L’article est à envoyer au plus tard le lundi, veille de la sortie, composé de (trame disponible aux adresses ci-dessus):
- Titre
- Phrase d’accroche et petit descriptif. Le reste dans la page web
- Tarifs et subventions
- Date de fin d’inscription
- Lieu
- Contact
Formulaire de paramétrage
Lorsque les demandes de paramétrage RA seront votées au COS de votre site, merci de les faire parvenir à votre référent paramétrage, avec les deux autres paramétreurs en copie :
Informations pour la page web
Afin que la page web de l'activité soit la plus complète possible, il est utile de fournir un maximum d'informations tel que :
Modèle article Comète
4 : Paiement et planning des virements fournisseurs
9- Je verse un acompte (si besoin)
Je demande une facture d’acompte au fournisseur
Un RIB avec adresse postale et mail et N° de Siret du fournisseur
Je l’adresse à Laurence Rey avec le formulaire de demande de paiement. CSE ou InterCE
- Raison de la dépense
- Commission
- Code analytique
- Date de la demande
10- Je demande le règlement de la facture (solde ou global)
Je demande une facture de règlement (déduction de l’acompte fait si acompte)
Un RIB adresse postale et mail et N° de Siret du fournisseur
Je l’adresse à Laurence Rey avec le formulaire de demande de paiement. CSE ou InterCE
- Raison de la dépense
- Commission
- Code analytique
- Date de la demande
Le paiement intervient après la réalisation de l’activité. Sauf exception : ex commande de bons cadeaux, CESUS…
Tous les virements fournisseurs sont planifiés toutes les quinzaines le mercredi matin. Planning sur web. CSE ou InterCE
Les demandes sont à faire parvenir avant le mardi soir précédent le virement.
Le fournisseur est informé par mail du virement effectué.
Calendrier et demande de règelement
Prochain Règlement :
Le 21-05-2025
Virement fournisseur 21 mai
Le 04-06-2025
Virement fournisseur 04 juin
Le 18-06-2025
Virement fournisseur 18 juin
Vous envoyez votre demande de paiement à : laurence.rey@hpe.com
Service comptabilité du CSE : factures fournisseurs / factures groupements employeurs & conventions associées.
Les factures doivent être impérativement libellées au nom du :
CSE HPEF (Comité Social et Economique Hewlett Packard Entreprise France)
5 Avenue Raymond Chanas
EYBENS
38053 GRENOBLE
Pour informations, vous référer aux normes sur les factures.
Les virements fournisseurs sont déclenchés tous les 15 Jours tous les mercredis matins sauf périodes de vacances.
Merci de vous référer aux dates programmées dans le planning, ci-contre.
Pour tenir cette date limite, l’ensemble des documents justificatifs doit parvenir à la comptabilité avant le mardi matin 12h00 au plus tard par mail avec facture originale et demande de règlement en fichiers attachés, les dossiers parvenus ultérieurement seront traités la quinzaine suivante.
5 : Facturation
11- Facturation dans le système par le RA ou permanents
Passer les dossiers en validation. (Je contacte Cécile Jacquier si je rencontre des difficultés)
Rappel des différents statuts du dossier :
Demande en ligne (comme une préinscription) : ne consomme pas le joker et la demande peut être annulée ou modifiée par l’OD. Les prix peuvent être modifiés. Ne plafonne pas les demandes de place.
Demande en ligne web : Calcule le cout du dossier. Prend le joker. Plafonne le nombre de place.
Inscription en ligne : Consomme le joker et pas d’annulation ou modification par l’OD. Les prix sont modifiables, mais il n’y aura pas de recalcul de la part du Joker
En attente : ne consomme pas le joker et la demande peut être annulée ou modifiée par le RA. La demande ne peut pas être annulée par l’OD.
Validé : consomme le joker, ne peut pas être modifié par le RA et met en paiement le dossier à la fin du mois.
Une fois le dossier validé on ne peut pas revenir en attente.
Annulé : doit être fait par un permanent si le dossier a déjà été validé et mettre la gestion paiement en
copie